Dijital dönüşümün yaygınlaşmasıyla birlikte, şirketlerin operasyonel süreçlerini daha verimli yönetmesi için pek çok yenilik hayatımıza girdi. Bu yeniliklerden biri de e-Arşiv faturalarıdır. Geleneksel kağıt faturaların yerini alan bu dijital belgeler, şirketlere hem zamandan hem de müşteri memnuniyetinden tasarruf sağlamaya yardımcı oluyor. Microsoft Dynamics 365 Business Central gibi ileri düzey ERP sistemleri ise e-Arşiv fatura yönetiminde çok önemli bir rol oynuyor. Peki, e-Arşiv faturaları nedir ve Business Central’da neden bu kadar önemlidir?
e-Arşiv Faturası Nedir?
e-Arşiv faturaları, Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak dijital ortamda oluşturulan, saklanan ve paylaşılan elektronik fatura türüdür. Bu sistem, elektronik fatura sistemine dahil olmayan son kullanıcılara veya yurt dışındaki müşterilere kestiğiniz faturaları dijitalleştirmenize olanak tanır. Geleneksel kağıt faturalarına benzer bir hukuki niteliğe sahiptir, ancak dijital olarak düzenlenir ve saklanır.
e-Arşiv Faturasının Temel Özellikleri:
Profil yönetimi, sadece profiller oluşturmakla sınırlı değildir; aynı zamanda mevcut profillerin erişim durumlarını ve aktifliklerini de yönetebilirsiniz.
- Elektronik Ortamda Hazırlanma: Fiziksel basıma gerek kalmaz.
- Vergi Uyumluluğu: Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak oluşturulur.
- Zaman Damgası: Faturaların tarihlerinin kesinleştirilmesi için zaman damgası kullanılır.
- Uzun Süreli Saklama: Dijital ortamda güvenli şekilde saklanabilir ve denetimlerde kolayca sunulabilir.
- Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azalttığı için çevreye katkı sağlar.
- Düşük Maliyet: Kağıt, yazıcı ve kargo maliyetlerinden tasarruf edilmesini sağlar.
Kimler e-Arşiv Kullanabilir?
E-Arşiv faturası, özellikle şu iki grup tarafından kullanılır:
- Elektronik fatura sistemine dahil olmayan son kullanıcılar
- Yurt içinde veya yurt dışında hizmet veren şirketler.
Ayrıca, e-Arşiv fatura uygulaması belli bir ciro limitini aşan şirketler için zorunlu hale gelmiştir. 2024 yılı itibariyle, 3 milyon TL ve üzeri cirosu olan şirketlerin e-Arşiv uygulamasına geçmesi zorunludur. Şirketlerin bu uygulamaya geçmesi, dijital dönüsümün bir parçası olarak görülmektedir.
Business Central’da e-Arşiv Faturasının Önemi
Microsoft Dynamics 365 Business Central, şirketlerin finansal ve operasyonel süreçlerini tek bir platformda yönetmelerine olanak tanıyan bir ERP çözümüdür. Bu sistem, e-Arşiv fatura yönetimi konusunda çok önemli avantajlar sunar.
1. Entegrasyon ve Otomasyon
Business Central, e-Arşiv fatura entegrasyonunu kolayca yapabileceğiniz bir platformdur. Sistem, özel yazılımlar ve entegrasyonlar aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile uyumlu çalışir. Faturaları otomatik olarak oluşturabilir, onaylayabilir ve ilgili taraflarla paylaşabilirsiniz. Bu sayede manuel işlemleri en aza indirerek hata oranını düşürürsünüz.
2. Hızlı ve Kolay Raporlama
Business Central, finansal raporlama işlemlerini hızlı ve kolay bir şekilde yapmanıza imkan tanır. e-Arşiv fatura verileriniz, sistemde kayıtlı olduğu için gelir, gider ve nakit akışı raporlarını hızla hazırlayabilirsiniz. Bu durum, yönetim raporlarının zamanında sunulmasını ve şirket stratejilerinin çok daha etkili bir şekilde planlanmasını sağlar.
3. Uyumluluk ve Denetim Kolaylığı
Vergi mevzuatına uygunluk, şirketler için hayati önem taşır. Business Central, e-Arşiv faturalarınızı düzenlerken yasal gerekliliklere uygun hareket etmenizi sağlar. Denetimlerde gerekli olan verilerı sistemden kolayca çıkarabilir ve sunabilirsiniz. Dijital kayıtlar sayesinde denetim süreçleri daha şeffaf ve hızlı ilerler.
4. Uluslararası Operasyonlarda Destek
Business Central, birden fazla para birimi ve dil desteği sunarak uluslararası şirketlerin e-Arşiv fatura ihtiyaçlarını karşılar. Yurt dışındaki müşterilerinizle olan ticari işlemlerinizde e-Arşiv faturalarınızı kolayca oluşturabilirsiniz. Çoklu para birimi desteği, şirketlerin farklı ülkelerdeki müşterilerle işlemlerini daha kolay bir şekilde yürütmesini sağlar.
5. Verimlilik ve Maliyet Tasarrufu
Faturalama süreçlerinin dijitalleşmesi, zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar. Business Central ile faturaları tek bir tuşla gönderebilir, fiziksel basım ve gönderim maliyetlerini ortadan kaldırabilirsiniz. Ayrıca, bu otomasyon sayesinde işgücü tasarrufu da elde edilerek daha stratejik alanlara odaklanma imkânı sağlanır.
6. Görünürlük ve Veri Analitiği
Business Central’da e-Arşiv faturalarınızı yönetirken elde ettiğiniz veriler, şirketinizin genel performansını anlamanızı sağlar. Hangi müşterilerin daha fazla sipariş verdiği, hangi bölgelerde daha çok gelir elde ettiğiniz gibi bilgileri kolayca analiz edebilirsiniz. Bu bilgiler, pazar stratejilerinizi geliştirmenize yardımcı olur.
Business Central ile Dijital Dönüsümünüzü Destekleyin
E-Arşiv faturaları, modern şirketlerin dijital dönüsüm sürecindeki önemli bir aracıdır. Business Central gibi ileri düzey ERP sistemleri sayesinde bu faturaların yönetimi kolaylaşır ve şirketlerin yasal uyumluluğu artar. Aynı zamanda, verimliliği artırır ve maliyetleri azaltır. Bu çözüm, şirketlerin rekabet avantajı elde etmesine ve müşteri memnuniyetini arttırmasına yardımcı olur. E-Arşiv faturalarıyla ilgili herhangi bir ERP entegrasyonu düşünüyorsanız, Business Central’ın sunduğu çözümleri mutlaka değerlendirin.
